В карточке задачи Bitrix24 четыре позиции: постановщик, ответственный, соисполнители и наблюдатели. Путаница между двумя последними встречается почти в каждом портале и обходится дороже, чем кажется: она ломает отчётность по загрузке.
Кто за что отвечает
- Постановщик поставил задачу и принимает результат. Ему приходят кнопки приёмки, когда работа сдана.
- Ответственный делает работу. Один человек. Задача попадает в его личный список и учитывается в его загрузке.
- Соисполнитель участвует в работе: ведёт свою часть, отмечает пункты чек-листа, пишет в обсуждении. Задача видна ему в списках.
- Наблюдатель следит за ходом. Получает уведомления, читает комментарии, за результат не отвечает.
Главное различие
Соисполнитель — рабочая роль, наблюдатель — информационная. Отсюда следует простое правило: если человек ничего не делает по задаче, он наблюдатель.
Руководителю обычно нужно просто быть в курсе. Когда его записывают соисполнителем, задача попадает в его рабочие списки и в статистику загрузки. У директора с полусотней таких «участий» отчёт по нагрузке перестаёт что-либо значить, а личный список задач превращается в ленту чужой работы, которую приходится пролистывать.
Обратная ошибка тоже встречается: человека, который реально делает часть работы, записывают наблюдателем — «чтобы не мешался в списках». Тогда его труд нигде не учтён: по отчётам человек ничем не занят.
Как добавить участника
Соисполнители и наблюдатели добавляются в карточке задачи в соответствующих полях: начинаете вводить фамилию, портал подсказывает сотрудника. Добавить можно и после создания задачи, в том числе когда работа уже идёт.
Добавленный участник видит задачу целиком, включая всю переписку в комментариях. Это стоит помнить, когда в обсуждении есть внутренние детали, а участник — внешний подрядчик.
Кто получает уведомления
Уведомления по комментариям и изменениям приходят всем четверым. Именно поэтому длинный список наблюдателей быстро становится проблемой: десять человек получают уведомления о каждой мелочи, привыкают их не читать и пропускают важное.
Держите наблюдателей короткими. Тому, кому нужен обзор по направлению, полезнее доступ к рабочей группе целиком, чем присутствие в каждой карточке — про группы и проекты здесь.
Когда роль в карточке не спасает
Есть ситуация, где расстановка ролей вообще ни на что не влияет: задачу не завели. Договорились в чате, работу поделили голосом, в портале нет ничего. Тогда и соисполнителей расставлять негде.
Это стоит проверить на своих данных, прежде чем наводить порядок в ролях. Посмотрите неделю работы отдела и прикиньте, какая часть договорённостей отражена в задачах. Если заметная часть прошла мимо, начинать надо со входа.
Как это решаем мы
Наш бот ставит задачи Bitrix24 прямо из рабочего чата в Telegram или MAX. Ответ на сообщение с указанием исполнителя создаёт карточку в вашем портале: ответственный, срок, история переписки в описании. Дальше уже работают обычные роли Bitrix24 — соисполнителей и наблюдателей вы расставляете как привыкли.
Семь дней бесплатно, без платёжных данных: страница бота для Bitrix24. Разбор остальных полей карточки — в отдельной статье.