Задачу создали в общем чате, все «вроде видели», а работу никто не начал. В ленте карточка уехала вверх вместе с мемами и срочными вопросами. Назначение через @ник и личное сообщение исполнителю как раз закрывают эту дыру.
Как назначить исполнителя
При создании задачи укажите зарегистрированного сотрудника через @ник в Telegram или MAX. Бот привяжет исполнителя в задаче Bitrix24 и отправит ему личное уведомление. Человек получает сигнал в ЛС, даже если групповой чат у него приглушён.
Зарегистрировать сотрудников нужно заранее — иначе упоминание не к чему привязать. Порядок настройки и команд — в руководстве. Создание задач — в статье как ставить задачи из мессенджера.
Зачем личное уведомление
- Общий чат шумный — личка заметнее.
- Исполнитель в поле и читает только личные сообщения.
- Снижается «коллективная безответственность» вроде «подумал, что возьмёт коллега».
- Постановщик видит, что задача доставлена конкретному человеку.
Дополнительно исполнитель может нажать «Взять» на карточке — фиксация ещё надёжнее. Список #задачи с фильтром без исполнителя помогает найти карточки, которые создали и забыли назначить.
Типичные ошибки
- Упоминают человека, который ещё не зарегистрирован в боте.
- Ставят задачу без
@ники ждут, что «кто-нибудь возьмёт». - Назначают в общем чате, но не проверяют, что ЛС от бота не заблокированы.
- Дублируют поручение голосом вдогонку — снова возврат к хаосу.
Регламент: нет исполнителя в карточке — поручение не считается поставленным. Это хорошо стыкуется с правилом «каждое поручение = задача», о котором мы писали в контексте потерянных договорённостей и в статье сотрудники не заходят в Bitrix24.
Связь с отделами и мессенджерами
Исполнитель может сидеть в MAX, а постановщик — в Telegram: при двух коннекторах задачи и отделы общие, уведомление уйдёт в тот мессенджер, где сотрудник работает с ботом. Подробнее — Telegram и MAX на одном Bitrix24.
Как зарегистрировать сотрудников
Пока люди не связаны с ботом, @ник не к чему привязать. Обычно сотрудник пишет боту в личку, проходит короткий шаг регистрации и появляется в системе сопоставления. После этого упоминание в задаче работает стабильно. Права вебхука на пользователей как раз нужны, чтобы бот мог корректно стыковать людей с Bitrix24.
Составьте таблицу «сотрудник — ник в мессенджере — отдел» на один экран и закрепите в чате. Новичкам выдавайте доступ в первый рабочий день вместе с добавлением в чат отдела. Иначе задачи снова начнут создавать «на чат целиком».
Что делать, если уведомление не пришло
Проверьте: человек зарегистрирован; не заблокировал бота в личке; ник указан без опечатки; задача вообще создана через бота. Иногда сотрудник читает только групповой чат и игнорирует ЛС — тогда дополнительно просите нажимать «Взять» на карточке на виду у команды. Двойная фиксация (ЛС + кнопка) почти исключает «я не видел».
Честно про границы
Личные уведомления относятся к задачам, созданным через бота, и к сотрудникам, прошедшим регистрацию. Бот не заменяет полный модуль уведомлений обо всех событиях портала. Полной синхронизации всех задач Bitrix24 нет; закрытие в портале обычно видно в чате в пределах полуминуты.
Подключение
В мастере: токен бота, вебхук с правами на задачи, пользователей (это важно для сопоставления людей), структуру компании, рабочие группы, диск, чат; отделы; бот в чатах. Тарифы от 2 990 ₽/мес, неделя бесплатно на bot-bitrix.
Проверьте назначение на двух сотрудниках: подключите или напишите в Telegram. Донастройка портала — интеграции. Ещё статьи — блог бота.