В Bitrix24 задачу можно оставить сама по себе, положить в рабочую группу или в проект. Различия выглядят косметическими, пока портал маленький. На полусотне активных задач выбор начинает определять, находит ли руководитель нужное за десять секунд или за десять минут.
Три сущности и их роли
Отдельная задача живёт сама по себе. Её видят участники: постановщик, ответственный, соисполнители, наблюдатели. Для разового поручения этого достаточно.
Рабочая группа — постоянное объединение людей вокруг направления: отдел продаж, монтажники, поддержка. У группы своё пространство: задачи, чат, диск, календарь. Живёт годами.
Проект устроен так же, но имеет сроки начала и окончания. Предполагается, что он завершится: запуск объекта, переезд офиса, внедрение системы.
Технически проект — это та же группа с датами. Разница смысловая, и именно она помогает не превращать портал в свалку: постоянное живёт в группах, конечное — в проектах и закрывается по завершении.
Что выбрать
| Ситуация | Куда класть |
|---|---|
| Разовое поручение одному человеку | Отдельная задача |
| Постоянная работа отдела | Рабочая группа |
| Работа с началом и концом | Проект |
| Задача про конкретную сделку | Привязка к элементу CRM |
Почему группы плодятся
Частая картина: в портале сорок групп, активных из них шесть. Обычно так выходит из-за двух привычек.
Первая — заводить группу под каждый объект или клиента. На третьем десятке список групп перестаёт помещаться на экран, и найти нужную становится сложнее, чем просто задачу. Для срезов по объектам лучше работают теги: они не создают отдельных пространств и фильтруются в общем списке.
Вторая — заводить группу под каждое обсуждение. Группа со своим чатом кажется удобной, а через месяц это ещё одно место, куда никто не заходит.
Разумный ориентир: групп должно быть примерно столько же, сколько у вас реальных направлений работы. Если групп заметно больше, часть из них — это на самом деле теги или проекты, которые пора закрыть.
Кто что видит
Задача в группе доступна её участникам, включая тех, кого не вписали в саму карточку. Это плюс для команды: коллега подхватит работу, если исполнитель заболел. И это же требует внимания, когда в группе есть посторонние — например, подрядчик, приглашённый под конкретную работу.
Отдельная задача видна только участникам. Если руководитель хочет видеть всё по направлению, надёжнее собрать работу в группу, чем добавлять его наблюдателем в каждую карточку по одной.
Как структура портала связана с ботом
Если вы ставите задачи из мессенджера, структура групп определяет и настройку бота. Наш бот работает с рабочими группами Bitrix24 как с отделами: чат монтажников привязывается к группе монтажа, чат продаж — к продажам. Задача из чата попадает сразу в нужное направление, выбирать вручную не нужно.
Отсюда практический вывод: сначала приведите в порядок группы, потом подключайте чаты. На аккуратной структуре из пяти-семи направлений привязка настраивается за несколько минут; на сорока группах сначала придётся решать, какие из них живые.
Права вебхука для такой работы обязательно включают рабочие группы — подробности в руководстве по подключению. Продукт и тарифы — на странице бота для Bitrix24.