Уведомления в Bitrix24 работают исправно. Проблема обычно обратная: их приходит столько, что человек перестаёт различать важное. А часть команды не видит их вовсе — по причине, которую настройками не лечат.
Что портал шлёт по задаче
Уведомление уходит участникам задачи — постановщику, ответственному, соисполнителям и наблюдателям — на каждое заметное событие:
- задачу поставили или назначили другого ответственного;
- появился комментарий;
- изменился срок;
- работа сдана и ждёт приёмки;
- задачу приняли или вернули на доработку;
- срок истёк.
Отдельно есть напоминания: их задают в карточке на конкретное время или относительно крайнего срока — «за день до».
Куда они приходят
Основной канал — счётчик и лента внутри портала, включая мобильное приложение. Дополнительно портал умеет отправлять почту. Точный набор каналов и настроек зависит от тарифа и версии, поэтому смотрите свои настройки уведомлений в профиле.
Личные настройки у каждого сотрудника свои. Это стоит помнить, когда человек утверждает, что «ничего не приходило»: возможно, у него отключён именно этот тип.
Почему уведомлений слишком много
Раздутый список наблюдателей. Самая частая причина. Десять человек в наблюдателях получают уведомление о каждой запятой в комментариях. Через неделю все десять их игнорируют. Кого куда записывать — разобрано отдельно.
Обсуждение ведётся в карточке построчно. Пять коротких комментариев вместо одного — пять уведомлений. Привычка писать одним сообщением экономит внимание всей команде.
Просроченные задачи, которые никто не закрывает. Они напоминают о себе постоянно и приучают не смотреть на счётчик вообще.
Как сократить шум
- Почистить наблюдателей. Оставить тех, кому эта задача действительно нужна. Для обзора по направлению лучше подходит доступ к рабочей группе.
- Разобрать просрочку. Один раз пройти список и закрыть или перенести всё зависшее. Пока в списке сорок просроченных задач, уведомления не значат ничего.
- Договориться о напоминаниях. Напоминание за день до срока полезно; напоминание за час до срока по задаче на неделю — шум.
- Проверить личные настройки у тех, кто жалуется. Часто выясняется, что канал просто выключен.
Причина, которую настройками не решить
Уведомление доходит до человека, который открывает портал. Монтажник на объекте, водитель, мастер на выезде туда не заходят — не из вредности, а потому что рабочий день проходит в другом месте. Для них уведомление в Bitrix24 равно его отсутствию.
Проверяется это быстро: посмотрите, у кого из сотрудников за последний месяц не было ни одного входа в портал. Обычно это те же люди, чьи задачи чаще всего висят просроченными.
Как мы это закрываем
Наш бот переносит поток уведомлений туда, где сотрудник уже находится, — в Telegram или MAX. Исполнитель получает личное сообщение о новой задаче и напоминание до дедлайна. Комментарии из портала приходят в тот же чат, где задачу поставили. Когда задачу завершают, бот сообщает об этом в чат — даже если её закрыли в самом Bitrix24.
Отдельного приложения сотруднику ставить не нужно: он остаётся в мессенджере, которым пользуется каждый день.
Неделя бесплатно, платёжные данные не нужны: страница бота для Bitrix24. Почему команда перестаёт заходить в портал — в отдельной статье.