Уведомления в Bitrix24 работают исправно. Проблема обычно обратная: их приходит столько, что человек перестаёт различать важное. А часть команды не видит их вовсе — по причине, которую настройками не лечат.
Что портал шлёт по задаче
Уведомление уходит участникам задачи — постановщику, ответственному, соисполнителям и наблюдателям — на каждое заметное событие:
- задачу поставили или назначили другого ответственного;
- появился комментарий;
- изменился срок;
- работа сдана и ждёт приёмки;
- задачу приняли или вернули на доработку;
- срок истёк.
Отдельно есть напоминания: их задают в карточке на конкретное время или относительно крайнего срока — «за день до».
Куда они приходят
Основной канал — счётчик и лента внутри портала, включая мобильное приложение. Дополнительно портал умеет отправлять почту. Точный набор каналов и настроек зависит от тарифа и версии, поэтому смотрите свои настройки уведомлений в профиле.
Личные настройки у каждого сотрудника свои. Это стоит помнить, когда человек утверждает, что «ничего не приходило»: возможно, у него отключён именно этот тип.
Почему уведомлений слишком много
Раздутый список наблюдателей. Самая частая причина. Десять человек в наблюдателях получают уведомление о каждой запятой в комментариях. Через неделю все десять их игнорируют. Кого куда записывать — разобрано отдельно.
Обсуждение ведётся в карточке построчно. Пять коротких комментариев вместо одного — пять уведомлений. Привычка писать одним сообщением экономит внимание всей команде.
Просроченные задачи, которые никто не закрывает. Они напоминают о себе постоянно и приучают не смотреть на счётчик вообще.
Как сократить шум
- Почистить наблюдателей. Оставить тех, кому эта задача действительно нужна. Для обзора по направлению лучше подходит доступ к рабочей группе.
- Разобрать просрочку. Один раз пройти список и закрыть или перенести всё зависшее. Пока в списке сорок просроченных задач, уведомления не значат ничего.
- Договориться о напоминаниях. Напоминание за день до срока полезно; напоминание за час до срока по задаче на неделю — шум.
- Проверить личные настройки у тех, кто жалуется. Часто выясняется, что канал просто выключен.
Причина, которую настройками не решить
Уведомление доходит до человека, который открывает портал. Монтажник на объекте, водитель, мастер на выезде туда не заходят просто потому, что рабочий день проходит в другом месте. Для них уведомление в Bitrix24 равно его отсутствию.
Проверяется это быстро: посмотрите, у кого из сотрудников за последний месяц не было ни одного входа в портал. Обычно это те же люди, чьи задачи чаще всего висят просроченными.
Как мы это закрываем
Наш бот переносит поток уведомлений туда, где сотрудник уже находится, — в Telegram или MAX. Исполнитель получает личное сообщение о новой задаче и напоминание до дедлайна. Комментарии из портала приходят в тот же чат, где задачу поставили. Когда задачу завершают, бот сообщает об этом в чат — даже если её закрыли в самом Bitrix24.
Отдельного приложения сотруднику ставить не нужно: он остаётся в мессенджере, которым пользуется каждый день.
Неделя бесплатно, платёжные данные не нужны: страница бота для Bitrix24. Почему команда перестаёт заходить в портал — в отдельной статье.
Кому именно приходят оповещения, определяется ролями в задаче — разбор в статье про соисполнителей и наблюдателей. Часть шума снимается настройками портала. Справочник целиком — в руководстве.