Карточка задачи в Bitrix24 выглядит перегруженной: полей больше двадцати, и на первый взгляд непонятно, какие обязательны, а какие можно пропустить. На практике команды заполняют три-четыре и удивляются, почему исполнитель сделал не то. Разберём, за что отвечает каждое поле и где проходит граница разумного.
Минимум, без которого задача не работает
Три поля определяют судьбу задачи. Остальные её уточняют.
- Название. Здесь чаще всего и ломается. «Позвонить клиенту» через неделю не значит ничего: какому клиенту, о чём. Хорошее название отвечает на вопрос «что должно быть сделано». Формулировка в духе «о чём задача» оставляет исполнителя гадать.
- Ответственный. Один человек. Если ответственных фактически двое, задача зависает: каждый считает, что делает другой.
- Крайний срок. Задача без срока не попадёт ни в один список просроченных и потеряется среди прочих.
Описание формально необязательно, но именно оно избавляет от переписки «а что именно нужно». Договорённость из чата, ссылка на документ, пример — всё это дешевле вписать сразу.
Кто участвует: четыре роли
Bitrix24 различает четыре позиции вокруг задачи, и путаница между ними — вторая по частоте причина проблем.
- Постановщик — тот, кто поставил задачу и принимает результат. Он же видит кнопки приёмки, когда работа сдана.
- Ответственный — тот, кто делает. Именно у него задача попадает в личный список и учитывается в нагрузке.
- Соисполнители — участвуют в работе. Задача видна им в списках, они могут вести чек-лист и писать в обсуждении.
- Наблюдатели — только следят. Получают уведомления и видят ход работы, но за результат не отвечают.
Типичная ошибка — записывать руководителя соисполнителем, чтобы он «был в курсе». Для этого есть наблюдатель: уведомления приходят, при этом в нагрузку руководителя задача не попадает.
Сроки: их несколько, и они про разное
Крайний срок — дата, после которой задача считается просроченной. Планируемые даты начала и завершения нужны, когда работа занимает несколько дней и её нужно видеть на диаграмме Ганта. Затраченное время — учёт факта, если вы считаете трудозатраты.
Смешивать их не стоит. Если вы просто хотите знать, к какому числу ждать результат, хватит крайнего срока: остальные поля добавят работы всем, а пользы дадут только там, где действительно планируют загрузку.
Чек-лист против длинного описания
Чек-лист превращает «сделать отчёт» в набор проверяемых шагов. Выигрыш в двух местах: исполнителю понятно, с чего начать, а постановщику видно, где работа встала, без вопроса «как продвигается».
Правило простое: если в описании появляется нумерованный список действий — это чек-лист. Пункты можно отмечать по ходу, и прогресс виден в карточке.
Где задача живёт
Задачу можно положить в рабочую группу или проект — тогда её видит вся команда направления, включая тех, кого не вписали в карточку. Задачу можно связать с элементом CRM: сделкой, лидом, компанией. Тогда она видна прямо в карточке сделки, и менеджер не ищет её отдельно.
Теги помогают собирать срезы поперёк групп: «претензии», «гарантия», «переделка». Это дешевле, чем заводить под каждый срез отдельное поле.
Пользовательские поля: когда они оправданы
Пользовательские поля добавляются в настройках задач и появляются в карточке у всех. Список, число, дата, ссылка на сотрудника, файл — тип выбираете вы.
Оправданы они в одном случае: когда по полю вы собираетесь фильтровать или считать. «Объект» из списка адресов, «Тип обращения», «Номер договора» — по ним строится выборка. Если поле нужно просто чтобы человек прочитал, ему место в описании.
Обратная сторона видна не сразу. Каждое новое поле — это лишняя секунда при постановке задачи и лишний повод её не ставить вовсе. Мы не раз видели порталы, где карточку довели до пятнадцати обязательных полей, после чего команда вернулась в переписку: там ничего заполнять не надо.
Сколько полей реально заполняется
Здесь стоит сказать прямо. Полнота карточки зависит от того, где рождается задача. Когда её заводят за компьютером в спокойной обстановке, заполняется многое. Когда поручение возникает на выезде, на объекте, между звонками — не заполняется ничего, потому что до портала просто не доходят.
Это и есть настоящая причина пустых полей: всё упирается в расстояние между моментом договорённости и моментом, когда появляется возможность открыть портал. Дисциплина тут почти ни при чём.
Что с этим делать
Работающий подход — сократить обязательное до минимума и приблизить постановку задачи к тому месту, где о работе договариваются. Наш бот делает это через мессенджер: ответ на сообщение в рабочем чате превращается в задачу Bitrix24 с ответственным, сроком и историей переписки в описании. Поля заполняются из контекста разговора.
Посмотреть, как это выглядит, и попробовать неделю бесплатно можно на странице бота для Bitrix24. Если задача формулируется как контроль задач сотрудников — там разобрана та же проблема со стороны руководителя.