Способов создать задачу в Bitrix24 больше, чем кажется, и выбор влияет на то, будет ли команда ими пользоваться. Разберём шесть, с честной оценкой, где каждый уместен.
1. Раздел «Задачи» — базовый способ
Кнопка «Создать задачу» открывает полную карточку: название, описание, ответственный, срок, чек-лист, файлы. Здесь доступно всё.
Подходит, когда задача продумана и вы за компьютером. Плохо работает в одном сценарии — когда поручение возникло в разговоре и записать его нужно за десять секунд.
2. Из чата внутри портала
В чате Bitrix24 сообщение можно превратить в задачу: текст переезжает в описание, участники беседы подставляются автоматически. Это самый быстрый путь из тех, что работают внутри портала.
Ограничение очевидное: сотрудники должны сидеть в чатах Bitrix24. Если рабочее общение идёт в Telegram или MAX, способ не выручает.
3. Из карточки CRM
В сделке, лиде или компании задача создаётся прямо на вкладке дел и остаётся связанной с элементом. Менеджер видит её в карточке клиента, руководитель — в общем списке.
Это правильный способ для всего, что относится к конкретной сделке: подготовить смету, перезвонить, отправить договор. Задача не теряет контекст клиента.
4. По шаблону
Если задача повторяется — приём нового сотрудника, ежемесячный отчёт, запуск объекта — заводится шаблон с заранее прописанным чек-листом, ответственным и сроком. Дальше задача создаётся в одно действие или по расписанию.
Способ окупается там, где процедура устоялась. Пока порядок действий меняется каждый раз, шаблон придётся переделывать чаще, чем использовать.
5. Письмом на портал
Bitrix24 умеет принимать задачи из электронной почты. Способ выручает, когда поручение приходит от внешнего человека письмом и переносить его руками не хочется.
Используется редко: настройка требует администратора, а формат письма плохо ложится на поля задачи.
6. Из внешнего мессенджера
Задача ставится там, где команда уже общается — в Telegram или MAX, — и попадает в Bitrix24 через бота. Ответ на сообщение сотрудника командой с указанием исполнителя создаёт карточку в портале: с ответственным, сроком и историей переписки в описании.
Этот способ закрывает единственный сценарий, до которого не дотягиваются остальные пять: поручение прозвучало в рабочем чате, у человека телефон в руке, и до портала он дойдёт в лучшем случае вечером. Подробнее — как ставить задачи Bitrix24 из Telegram.
Какой способ выбрать
| Ситуация | Способ |
|---|---|
| Планируете работу за компьютером | Раздел «Задачи» |
| Обсудили в чате портала | Задача из сообщения Bitrix24 |
| Задача про конкретного клиента | Из карточки CRM |
| Процедура повторяется | Шаблон |
| Команда живёт в Telegram или MAX | Бот-мост в портал |
Почему способ важнее регламента
Обычная реакция на потерянные поручения — написать регламент и потребовать ставить задачи в портале. Работает это плохо, и причина не в людях.
Между моментом договорённости и моментом, когда есть возможность открыть Bitrix24, проходит время. Монтажник на объекте, менеджер в разъездах, руководитель между встречами — все они физически не могут зайти в портал в ту секунду, когда задача возникла. Через час половина деталей забыта, через день забыта сама задача.
Поэтому правильный вопрос — где сотрудник находится в момент постановки. Если ответ «в рабочем чате», то и вход в портал должен быть оттуда. Попытки заставить упираются в физику рабочего дня.
Проверить на своей команде
Наш бот ставит задачи Bitrix24 из Telegram и MAX: текстом, ответом на сообщение или голосом. Задача создаётся в вашем портале через входящий вебхук — данные остаются у вас.
Семь дней бесплатно, платёжные данные не нужны: страница бота для Bitrix24. Разбор полей карточки — в статье про поля задачи.