Bitrix24 запускается с настройками по умолчанию, рассчитанными на среднюю компанию. Часть из них подойдёт вам сразу, часть будет тихо мешать месяцами. Разберём, что проверить в разделе задач в первую очередь.
Где это лежит
Настройки задач находятся в самом разделе «Задачи»: часть в настройках раздела, часть — в правах группы или проекта, часть — в личных настройках сотрудника. Состав зависит от тарифа портала, поэтому ориентируйтесь на свой интерфейс.
Важно понимать разделение: то, что настраивает администратор, действует на всех; личные настройки каждый меняет себе сам. Жалоба «у меня не так, как у коллеги» чаще всего про второе.
Что проверить в первую очередь
Обязательные поля. Главная развилка внедрения. Соблазн сделать обязательными десять полей велик, а результат предсказуем: задачи перестают ставить, потому что каждая требует пяти минут. Разумный минимум — название, ответственный, срок. Остальное по желанию.
Кто может менять крайний срок. Если срок вправе двигать сам исполнитель, отчёт по просрочке теряет смысл: просроченных задач в портале не будет никогда. Если срок не может двигать никто, кроме постановщика, — придётся дёргать его по каждому переносу. Разумная середина: исполнитель просит перенос, решение остаётся за постановщиком.
Учёт времени. Включать стоит, только если вы действительно собираетесь считать трудозатраты и что-то на основе этих цифр решать. Включённый «на всякий случай» учёт даёт недостоверные данные и раздражение команды.
Роли по умолчанию. Проверьте, не подставляется ли руководитель наблюдателем во все задачи автоматически. Такой поток уведомлений перестают читать за неделю.
Что лучше не трогать на старте
Стадии канбана, роботы и бизнес-процессы имеет смысл настраивать после того, как команда месяц-другой поработала в портале. До этого вы настраиваете воображаемый процесс: реальный обычно выглядит иначе, и переделывать придётся всё равно.
То же с пользовательскими полями. Сначала посмотрите, каких данных вам не хватает на практике, потом заводите поле — подробнее о полях.
Права в группах
Права на задачи внутри рабочей группы настраиваются отдельно от общих: кто может создавать, кто редактировать чужие, кто видеть все задачи направления. Это стоит пройти для каждой группы, где есть внешние участники — подрядчики или клиенты. По умолчанию участник группы видит её задачи целиком, включая обсуждения.
Порядок внедрения, который работает
- Свести обязательные поля к минимуму.
- Договориться о правиле переноса сроков и настроить права под него.
- Завести группы по реальным направлениям работы.
- Дать команде поработать месяц.
- Посмотреть, что действительно происходит, и уже тогда настраивать стадии, роботы и поля.
Обратный порядок встречается чаще: сначала месяц настроек, потом запуск, потом выясняется, что половина схемы не нужна.
Настройка, которая ничего не изменит
Если задачи в портал не попадают, настраивать в нём нечего. Это стоит проверить до всего остального: посмотрите неделю работы отдела и прикиньте, какая доля реальных поручений отражена в задачах.
Когда заметная часть проходит мимо, дело обычно в расстоянии до портала: сотрудник на выезде, поручение прозвучало в чате, до компьютера он доберётся вечером. Наш бот убирает это расстояние — задача Bitrix24 создаётся прямо из рабочего чата в Telegram или MAX, с ответственным, сроком и историей переписки.
Семь дней бесплатно: страница бота для Bitrix24. Пошаговое подключение с правами вебхука — в руководстве.