Часть работы приходит по календарю: отчёт в понедельник, сверка первого числа, инвентаризация раз в квартал. Такие дела помнят плохо именно потому, что они предсказуемы — их держат в голове, пока не забудут. Bitrix24 умеет создавать их сам.
Как это работает
Повторяющаяся задача — это задача с расписанием. Портал создаёт новый экземпляр в назначенный день: ежедневно, по конкретным дням недели, ежемесячно, ежеквартально или через заданный интервал. У каждого экземпляра свой срок и своя история — прошлый месяц остаётся в архиве отдельной задачей.
Повтор настраивается в карточке задачи в разделе повторения. Там же задаётся дата окончания, если регулярность конечна: например, еженедельные планёрки по проекту, который завершится в декабре.
Повтор или шаблон
Разница в том, кто нажимает на кнопку.
| Что происходит | Инструмент |
|---|---|
| Наступил понедельник | Повторяющаяся задача |
| Пришёл новый сотрудник | Шаблон |
| Первое число месяца | Повторяющаяся задача |
| Поступила рекламация | Шаблон |
Подробнее про заготовки — в статье про шаблоны задач.
Что стоит поставить на повтор
Хорошие кандидаты — дела, которые редко горят, но дорого стоят при пропуске:
- сверка с бухгалтерией и закрывающие документы;
- резервное копирование и проверка, что копии восстанавливаются;
- продление домена, сертификата, лицензий;
- техобслуживание оборудования по регламенту;
- сбор обратной связи от постоянных клиентов.
Общее у них одно: пока всё хорошо, о них не вспоминают. Замечают в тот день, когда сайт перестал открываться из-за истёкшего сертификата.
Главная проблема регулярных задач
Через пару месяцев их перестают замечать. Задача появляется каждый понедельник, взгляд к ней привыкает, и она закрывается механически или висит просроченной вместе с десятком таких же.
Что помогает:
Держать список коротким. Десять регулярных задач на человека — уже фон. Три-четыре ещё воспринимаются.
Ставить проверяемый результат. «Проверить бэкапы» закрывается не глядя. «Восстановить последнюю копию на тестовом сервере и приложить скриншот» — уже нет.
Держать разумную периодичность. Если задача трижды подряд закрылась пустой, интервал слишком частый.
Не ставить регулярное на тех, кто не заходит в портал. Задача создастся, уведомление уйдёт в никуда, просрочка накопится. Здесь помогает связь с мессенджером: про уведомления по задачам — отдельно.
Когда регулярной задачи мало
Повтор хорошо работает с делами по календарю. Ровно так же регулярно возникает работа, у которой нет расписания: заявка от клиента, поломка на объекте, просьба смежного отдела. Её ставят голосом в чате, и в портал она попадает через раз.
Наш бот закрывает именно этот поток: задача Bitrix24 создаётся из сообщения в Telegram или MAX, с исполнителем, сроком и историей переписки. Регулярные задачи при этом остаются на стороне портала — инструменты не мешают друг другу.
Неделя бесплатно и тарифы — на странице бота для Bitrix24.