Под автоматизацией задач в Bitrix24 скрываются четыре разных механизма, и их регулярно путают. Разберём, что чем занимается, что из этого есть на вашем тарифе и какую проблему автоматизация не решает в принципе.
Четыре механизма
Роботы срабатывают при переходе задачи на стадию канбана: сменили стадию — робот выполнил действие. Уведомить, назначить ответственного, поставить следующую задачу. Настраиваются мышью, программист не нужен.
Бизнес-процессы — полноценные схемы с ветвлениями, согласованиями и ожиданием ответа. Умеют больше роботов и настраиваются дольше: это конструктор со своей логикой, освоение занимает время.
Шаблоны задач автоматизируют содержимое карточки: заранее описанный чек-лист, ответственный, срок. Задача создаётся в одно действие.
Повторяющиеся задачи создаются по расписанию: еженедельный отчёт, ежемесячная сверка, ежеквартальная инвентаризация.
Набор доступных инструментов зависит от тарифа портала: роботы и бизнес-процессы открываются не на всех планах, и состав меняется. Проверять стоит в своём портале: чужая инструкция вполне может описывать другой план.
Что чем закрывать
| Задача | Инструмент |
|---|---|
| После проверки уведомить бухгалтерию | Робот на стадии |
| Согласование в три подписи с возвратом на доработку | Бизнес-процесс |
| Приём нового сотрудника: одинаковые двенадцать шагов | Шаблон |
| Отчёт каждый понедельник | Повторяющаяся задача |
С чего начинать
Разумный порядок — от простого. Сначала шаблоны: они дают эффект сразу и ничего не ломают. Потом повторяющиеся задачи. Роботы — когда у направления устоялись стадии и понятно, что происходит после каждой. Бизнес-процессы — последними и только там, где действительно есть согласования.
Обратный порядок встречается чаще и заканчивается одинаково: месяц уходит на схему бизнес-процесса, схему запускают, она мешает, её отключают.
Чего автоматизация не делает
Здесь стоит сказать прямо, потому что это ошибка дорогая. Все четыре механизма работают с задачей, которая уже заведена в портале. Робот не поставит задачу по договорённости, которая прозвучала в рабочем чате и никуда не записана.
Между тем именно там теряется большая часть поручений. Прораб на объекте, менеджер в разъездах, мастер между клиентами — до портала они доходят вечером или не доходят. Автоматизировать пустой список задач бессмысленно: она ускоряет то, что в систему попало, и никак не влияет на то, что мимо неё прошло.
Проверить свою ситуацию просто. Посмотрите на неделю работы и прикиньте, какая доля реальных поручений отражена в портале. Если заметно меньше половины, автоматизация подождёт: сначала нужно закрыть вход.
Как закрыть вход
Работающий способ — приблизить постановку задачи к месту, где о работе договариваются. Наш бот делает вход из рабочего чата: ответ на сообщение превращается в задачу Bitrix24 с ответственным, сроком и историей переписки. Дальше уже работают ваши роботы и шаблоны — задача-то в портале.
Голосовые задачи с распознаванием речи выручают тех, кто на выезде: сказал в чат — получил карточку в портале. Подробнее — про голосовые задачи.
Продукт, тарифы и неделя бесплатно — на странице бота для Bitrix24. Способы постановки задач внутри портала разобраны в статье как поставить задачу в Bitrix24.