Шаблон задачи в Bitrix24 хранит заранее описанную карточку: название, описание, ответственного, срок и чек-лист. Дальше задача создаётся в одно действие. Инструмент простой и недооценённый — при этом в половине порталов шаблоны заведены и не используются. Разберём, почему.
Что кладут в шаблон
Шаблон повторяет обычную карточку, поэтому в него попадает всё то же самое:
- Название с местом под уточнение: «Приём сотрудника — [ФИО]».
- Чек-лист — главная ценность. Именно он превращает «оформить нового сотрудника» в двенадцать понятных шагов, которые никто не забудет.
- Ответственный по умолчанию — если процедуру всегда выполняет один человек или отдел.
- Срок — задаётся относительно даты создания: например, три рабочих дня.
- Наблюдатели — те, кому важно знать о каждом запуске процедуры.
Как создать
Шаблоны живут в разделе задач, в отдельном списке шаблонов. Создаётся шаблон так же, как задача: заполняете поля и сохраняете. Существующую задачу тоже можно взять за основу, если она уже описана хорошо.
Доступность шаблонов и их возможности зависят от тарифа портала — проверяйте в своём Bitrix24, состав планов меняется.
Шаблон против повторяющейся задачи
Их путают, хотя решают они разное.
Шаблон — заготовка. Задача из него создаётся тогда, когда вы решите: пришёл новый сотрудник, приняли объект, поступила рекламация.
Повторяющаяся задача создаётся по расписанию сама: каждый понедельник, первого числа, раз в квартал. Подробнее — в статье про регулярные задачи.
Ориентир простой: если событие приходит по календарю — берите повтор. Если событие приходит из жизни — берите шаблон.
Почему шаблоны умирают
Три причины, все встречаются регулярно.
Процедура ещё не устоялась. Шаблон, который приходится править перед каждым использованием, отнимает больше, чем экономит. Заводить его стоит после того, как порядок действий повторился раз пять одинаково.
Шаблон слишком подробный. Чек-лист на сорок пунктов исполнитель отмечает механически, не читая. Оптимум — от пяти до пятнадцати шагов, каждый из которых можно проверить.
О шаблоне никто не помнит. Он лежит в списке шаблонов, а задачу человек создаёт кнопкой «Создать задачу» и пишет всё руками. Лечится тем, что запуск процедуры должен быть привязан к событию: принял объект — запустил шаблон приёмки.
С каких трёх начать
Если шаблонов нет вовсе, наибольшую отдачу обычно дают эти:
- Приём нового сотрудника. Доступы, оборудование, инструктаж, документы. Процедура редкая, поэтому каждый раз что-то забывают.
- Обработка рекламации. Зафиксировать, разобраться, ответить клиенту, сделать выводы. Здесь важна одинаковость: клиент не должен зависеть от того, кто взял обращение.
- Запуск объекта или сделки в работу. Самая денежная процедура, и обычно самая устная.
Что шаблон не закрывает
Шаблон помогает, когда человек уже открыл портал и решил создать задачу. Он никак не влияет на поручения, которые остались в переписке.
Мы делаем вход в портал из рабочего чата: задача Bitrix24 создаётся ответом на сообщение в Telegram или MAX, вместе с историей переписки. Дальше в дело вступают ваши шаблоны и роботы — задача уже в системе.
Попробовать неделю бесплатно: страница бота для Bitrix24. Остальные способы автоматизации разобраны здесь.