На объекте сделали фото дефекта, в чат кинули скан акта, прислали скрин ошибки из кабинета клиента. Дальше файлы часто остаются в мессенджере, а в задаче Bitrix24 — пустое описание. Чтобы прикрепить вложения, нужно скачать, открыть портал, найти задачу или создать новую, загрузить на диск. Этот круг команда пропускает. Есть короткий путь: отправить файл с командой в подписи.
Как отправить файл сразу в задачу
В рабочем чате Telegram или MAX прикрепите фото, документ или несколько файлов и в подписи (или в тексте к медиа) укажите #задача плюс краткое описание, если нужно. Бот создаёт задачу в Bitrix24 и кладёт вложения в неё. В чат приходит карточка с номером, отделом, сроком и кнопками управления.
Тот же эффект даёт ответ #задача на сообщение, в котором уже есть файлы: текст и вложения исходного сообщения станут содержимым задачи. Оба приёма описаны в общем обзоре как ставить задачи из мессенджера и в руководстве.
Кому это особенно нужно
- Выездные специалисты: фото с объекта сразу в задаче монтажа или сервиса.
- Офис, который принимает акты и накладные в чат.
- Поддержка: скриншоты ошибок рядом с формулировкой поручения.
- Руководители: не собирать вложения из ленты вручную вечером.
Мобильный интерфейс Bitrix24 для загрузки файлов с телефона тяжёлый. Мессенджер для этого привычнее. Если команда и так «в полях» почти не заходит в портал, файловый сценарий закрывает одну из главных дыр. Шире про привычку жить в чате — в статье сотрудники не заходят в Bitrix24.
Что делать с задачей после загрузки
Карточка в чате позволяет взять задачу, завершить, изменить срок или отдел, удалить (постановщику). Обычный текст ответом — комментарий в Bitrix24. Можно сразу назначить исполнителя через @ник, если сотрудник зарегистрирован: ему уйдёт личное уведомление.
Для составных работ добавьте пункты через #чеклист, срок — через #срок 20.07, сдачу на проверку — через #результат. Список #задачи покажет, что просрочено и что без исполнителя. Файлы при этом уже лежат в задаче портала — их видит тот, кто работает из браузера Bitrix24.
Telegram и MAX
Сценарий с вложениями работает в обоих мессенджерах при подключении к одному Bitrix24. Задачи и отделы общие: часть команды может слать фото из MAX, часть — из Telegram. Это удобно при постепенном переходе. Подробнее — в статье про бота в Telegram и MAX. Если переносите каналы бизнеса на MAX шире — смотрите также перенос бота в MAX.
Подключение и права
Чтобы файлы уходили в задачи, у входящего вебхука Bitrix24 среди прочего нужно право на диск — вместе с задачами, пользователями, структурой компании, рабочими группами и чатом. Дальше: токен бота, выбор отделов, бот в чате с правами администратора (в MAX обязательно). Сайт проверяет права вебхука в мастере примерно за пять минут.
Тариф Старт 2 990 ₽/мес закрывает задачи с файлами при одном отделе; несколько отделов — Продвинутый 5 990 ₽/мес. Голос и ИИ для формулировок — Бизнес 9 900 ₽/мес, для файлового сценария они не обязательны.
Качество вложений
Просите фото с понятным ракурсом и коротким текстом в подписи рядом с #задача: адрес, номер заявки, что именно видно на снимке. Иначе в Bitrix24 окажется набор красивых, но бессмысленных картинок. Документы лучше слать исходником (PDF): фото экрана хуже — так проще работать бухгалтерии и офису.
Несколько файлов можно отправить одним сообщением с общей подписью. Если файлы пришли без команды, ответьте на это сообщение #задача — вложения подтянутся.
Честно про границы
Бот кладёт вложения в задачи, которые создаёт сам. Он не разбирает весь архив чата и не подтягивает старые файлы задним числом. Полной синхронизации всех задач портала нет: закрытие в Bitrix24 бот обычно ловит опросом в пределах полуминуты. Если нужна сложная маршрутизация файлов по разным сущностям CRM — это уже зона доработки портала, см. интеграции и CRM.
Регламент на одну минуту
Договоритесь в команде: фото и документы по работе отправляются с подписью #задача или на такое сообщение сразу отвечают #задача. Тогда вложения перестают «жить только в чате». Попробуйте на своём отделе: подключите бота (неделя бесплатно, без карты) или напишите в Telegram. Материалы по продукту — в блоге бота.